중국 위생행정허가를 위한 최초 신고 때 신고자료와 함께 신고자료의 스캔 문서를 제출해야 한다. 또 스캔 문서를 저장한 USB 메모리는 종이문서와 함께 택배배송 방식으로 제출하거나 국가약품감독관리국 행정서비스 접수센터에 직접 방문해 제출하는 방법을 택해서 제출할 수 있다. 이는 코로나19의 예방과 통제를 위한 방역기간 동안 시행하는 조치다.

중국식품검정연구원(이하 연구원)은 이 같은 내용을 골자로 한 ‘위생행정허가 최초 신고 시 전자 신고자료 제출 요청에 관한 공고‘를 각 화장품 생산기업과 재중국신고책임회사 앞으로 발송하고 해당 내용을 공개했다.

연구원 측은 “신종 코로나 바이러스 전염병(코로나19) 예방과 통제가 화장품 기술심사 업무에 미치는 영향에 대처하기 위해 연구원은 ‘긴급 온라인 화장품 심사(조회) 시스템’을 개발, 방역 기간 동안 심사 전문가를 조직해 현장 심사회의를 개최할 수 없는 문제를 해결하고자 한다”고 시행 배경을 밝혔다.

연구원이 개발, 시행하는 해당 시스템 사용을 위해서 화장품 생산기업과 재중국신고책임회사는 화장품 행정허가 관리 시스템을 통해 (중)국산·수입 특수용도 화장품의 최초 신고자료를 제출하고 동시에 신고자료의 스캔 문서를 제출해야 한다.

제출하는 전자자료는 △ 모두 컬러 스캔 문서 △ PDF 양식 △ 비밀번호를 설정해서는 안 되고 △ 복사 가능한 상태로 설정해야 한다. 스캔 문서의 해상도는 최저 200×400dpi이어야 하고 각 스캔파일의 크기는 10MB을 초과해서는 안 되며 문서명칭은 연구원이 제시한 예시를 참고해 명명해야 심사가 가능하다.

제품 명칭 뒤의 순번은 신고 기업이 신고자료의 실제 상황에 따라 순서를 배열할 수 있다. 해당 유형의 문서 크기가 10MB을 초과할 경우 문서를 분할해야 하고 자료일치승낙서는 전자서류만 제출하고 종이서류는 제출하지 않아도 무방하다.

연구원 측은 “문서 저장의 경우 CD는 운송 중 파손될 위험이 있고 용량에 한계가 있기 때문에 사용하지 말 것”을 고지하고 “동시에 신고하는 모든 자료는 동일한 USB 저장 장치에 저장해야 한다”고 강조했다.

이와 함께 스캔 문서가 들어있는 USB 메모리는 종이문서(원본 1부·사본 4부·봉인한 샘플 1개) 와 함께 택배로 제출하거나 국가약품감독관리국 행정서비스 접수센터 현장을 방문해 제출할 수 있다. 해당 USB 메모리는 종이 신고자료와 함께 파일링해 보관하게 된다.

◇ 예시1: USB메모리 목록의 폴더 명명: 회사명칭 ○개 제품 신고 전자자료

◇ 예시2: 하위 목록의 폴더 명명: 순번 제품명칭

◇ 예시3: (중)국산 최초 신고제품 스캔문서 명명: 제품명칭-순번-자료유형

◇ 예시4: 수입 최초 신고제품 스캔문서 명명: 제품명칭-순번-자료유형